排除信息噪声干扰的技巧
在管理实践中,一些信息不是根据实际需要而产生与流动的,这些信息构成了信息噪声,会妨碍组织中正常的信息沟通,因此必须尽量清除这种信息污染。那种认为信息越多越好的看法显然是偏颇的。所以,排除信息噪声干扰主要考虑作为组织管理基本资源的信息应该符合以下条件:
(1)这些信息对组织的存在非常重要。
(2)使用这种资源要有成本概念。
(3)必须适当地送到特定地点。
(4)必须能有效地用来为组织谋取与其费用相称的最优收益。
非正式沟通的技巧
非正式沟通在信息沟通方面具有特殊的功效。由于正式沟通往往不及时不全面,且带有一定范围的保密性,因而,对信息的需要是非正式沟通存在的一个重要原因。非正式沟通的重要方式是“小道消息”。可以利用小道消息作为探测器,试探组织中对某些决策的反应,同时,建立获取信息的“热线”——小报告制度,允许越级汇报,其方式如意见箱、专线电话专门访谈制度,这些都是“短路沟通”的方法。小报告具有直接、迅速、机动完整等功能,能保证信息的时效性。
上行沟通的技巧
对组织的中下层管理者来说,除了要注意信息下达的技巧外,还要注意纵向的向上沟通技巧。向上沟通,--方面要正确接受有效的指令,这需要领会上级的真正意图,主要应依据于长远的目标和组织的根本利益,这样就不会被上级因各种原因(如口误、笔误、一时错觉信息时差)而失误的指令所左右,避免因执行这样的指令而造成上下讨好的被动挨“夹"局面。另一方面要及时反映情况,发挥反馈作用,为上级作出正确决策提供有关信息,反馈情况要选择合理的时机。
下行沟通的技巧
这里的下行沟通主要针对管理者下达指令而言。下达管理指令的技巧很重要,关系到下属是否能有效地接收组织信息。主要考虑下列几个方面。
1.一般指令与具体指令:一项指令应该是一般的还是具体的,这要根据管理者对周围环境的预见能力以及下级响应的程度而定。在集权程度较高的组织中,通常需要较为具体的指令去严格地指导下属,反之在较为分权的组织中,或对远离上级的分支机构,主管对下属所处环境不能充分了解和具体监督时,就应采用一般性的指令指导下属。
2.书面指令与口头指令:如果上下级关系较为稳定,则指令采取口头下达的方式;如果人员流动多,职务变动频繁,为保证组织指令的效力,就应当用书面形式下达,尤其是对那些需要有相当的时间去实施的指令更应如此。书面指令在防止命令的重复和司法上的争执等方面有较大用处。另外当需要所有有关人员配合时,书面指令具有明确统一作用。
3.正式指令与非正式指令:在绝大多数组织中,管理者习惯于用非正式的指令来领导。然而,某些时候也需要军队式的严厉措辞的正式指令,以表明紧迫性和坚决性。
如何克服沟通障碍
要实现有效沟通,必须消除上述沟通障碍。在实际工作中,可以通过以下几个方面来努力。
1.沟通要有认真的准备和明确的目的性:沟通者自己首先要对沟通的内容有正确、清晰的理解。此外,沟通不仅是下达命令、宣布政策和规定·而且是为了统一思想协调行动,所以沟通之前应对问题的背景、解决问题的方案及其依据和资料、决策的理由和对组织成员的要求等做到心中有数。
2.沟通的内容要确切:沟通内容要言之有物,有针对性,语意确切、准确;要避免含糊的语言,更不要讲空话、套话和废话。
3.沟通要有诚意:要提高沟通效率,必须诚心诚意地去倾听对方的意见,取得对方的信任,这样对方也才能把真实的想法说出来。
4.沟通方式要适合:不同的沟通方式会有不同的效果。一般来讲,面对面的直接沟通、口头沟通、双向沟通效果较理想。
5.沟通渠道要拓宽:一是尽量缩短信息传递链,减少信息的失真率;二是保障信息的双向沟通。