单向沟通和双向沟通
按照是否执行反馈,沟通可分为单向沟通与双向沟通。
(一)单向沟通:单向沟通是指没有信息反馈的沟通。单向沟通比较适合下列几种情况:
(1)问题较简单,但时间较紧。(2)下属易于接受解决问题的方案。(3)下属没有解决问题的足够信息,在这种情况下,反馈不仅无助于澄清事实反而容易混淆视听。(4)上级缺乏处理反馈意见的能力,容易感情用事。
(二)双向沟通:双向沟通是指有反馈的沟通,即信息发送者和接收者之间相互进行信息交流的沟通。双向沟通比单向沟通需要更多时间,但双向沟通中接收者对信息和对发送者理解的准确程度会大大提高。
双向沟通比较适合于下列几种情况:
(1)时间比较充裕,但问题比较棘手。
(2)下属对解决方案的接受程度至关重要。
(3)下属能提供有价值的信息和建议。
(4)上级习惯于双向沟通,并且能够有建设性地处理反馈意见。
下行沟通、上行沟通与平行沟通
按组织内信息沟通流向,可将沟通分为以下几种。
(一)下行沟通:下行沟通即自上而下的沟通,指管理者通过向下沟通的方式传送各种指令及政策给组织的下层。
常见的的下行沟通方式有工作指示、命令、谈话、会议纪要、广播、年度报告、政策陈述、程序、手册和公司出版物等。
(二)上行沟通:上行沟通即自下而上的沟通,是指在组织中,信息由下层向上层流动,如下级向上级提出自己的意见和建议。常见的上行沟通方式有设置意见箱、汇报会、接待日、信访制等,
上行沟通在管理中有着重要的作用,管理者可以利用这个方式了解组织的管理状况,与下属形成良好的关系。
(三)平行沟通:平行沟通是指组织结构中处于同一层级的人员或部门间的信息沟通。平行沟通具有很多优点:
(1)它可以使办事程序和手续简化,节省时间,提高工作效率。
(2)它可以使组织各个部门之间相互了解,有助于培养整体观念和合作精神,克服本位主义倾向。
(3)它可以增加职工之间的互谅互让,培养组织成员之间的友谊,满后成员的社会需要,使成员提高工作兴趣,改善工作态度。
其缺点表现在平行沟通头绪过多,信息最大,易于造成混乱;此外,平行沟源尤其是个体之间的沟通也可能成为职工发牢骚、传播小道消息的一条途径,造成涣敞组织士气的消极影响。
正式沟通与非正式沟通
在一个组织中,既有正规的权力系统,又有非正式的人际关系存在。因此,组织沟通可分为两大类,即正式沟通和非正式沟通。
(一)正式沟通:正式沟通就是按照组织设计中事先规定好的结构系统和信息系统的路径、方向、媒体等进行的信息沟通,如组织之间的信函来往、文件、召开会议、上下级之间的定期情报交换以及组织正式颁布的法令、规章、公告等。
其优点主要是正规、严肃,富有权威性;参与沟通的人员普遍具有较强的责任心和义务感,从而容易保持所沟通信息的准确性及保密性。
其缺点主要是对组织机构依赖性较强,造成沟通速度迟缓,存在信息失真或扭曲的可能性。由于缺乏灵活性,沟通形式刻板,信息传播范围受限制,传播速度比较慢。
(二)非正式沟通:非正式沟通是指正式组织途径以外的沟通方式。组织除了正式沟通外,需要并且客观上存在着非正式沟通。这类沟通主要是通过个人之间的接触,以小道消息传播方式来进行。
非正式沟通的主要功能是传播员工(包括管理和非管理人员)所关心与它们有关的信息,它取决于员工的个人兴趣与利益。
非正式沟通的优点是速度快,形式不拘,效率高,而且能够满足员工的社会需要。
非正式沟通的缺点是难以控制,信息容易失真,容易导致拉帮结派,影响组织的凝聚力和人心的稳定。